Zeiterfassung in der Gastronomie

Die Beschäftigung und das Management von Personal in der Gastronomie stellen häufig hohe Ansprüche an den Chef. Oft gibt es von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten, wechselnde Hilfskräfte und besondere Regelungen bei Beschäftigten mit geringem Einkommen die es zu beachten gilt.

Kritische Faktoren

Das alles auf dem Papier zu managen ist mühsam - ein komplexes Zeiterfassungssystem mit Stempelautomaten und Berechnungsserver ist aber zu teuer und umständlich. Wer soll sich um die Technik kümmern? Neben dem Tagesgeschäft bleibt dazu keine Zeit und so ist die verantwortliche Person häufig noch nach Feierabend mit Wartung oder Papierkram beschäftigt.

Die kritischen Faktoren heißen also „Zeit“ und „Geld“. Zeiterfassung darf keine Zeit kosten und muss so nebenbei funktionieren. Das heißt ohne Aufwand und ohne Wartungen von Systemen. Am besten auch, wenn grade Auswärts gearbeitet wird.

Zeiterfassung in der Gastronomie lohnt sich mit günstigen Lösungen

Unterschiedliche Arbeitszeiten managen

Dazu soll das System noch leicht zu bedienen sein. Es muss alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter „verstehen“ und auf Fehler hinweisen. Überstunden sollen automatisch behandelt werden – und zwar je nach Tag und Mitarbeiter unterschiedlich. Dazu muss das System die Arbeitszeiten kennen. Man legt also Arbeitspläne fest, die pro Woche oder Tag gelten und bestimmt wann welche Pausen fällig werden und wann welche Überstunde mit welchem Faktor vergütet wird.

Das ist zu Beginn etwas Arbeit, die sich jedoch schon bei der ersten Abrechnung auszahlt. Denn ab dann muss nicht mehr an den Arbeitsstunden herumgedoktert werden. Das System notiert alle gebuchten Zeiten automatisch auf das jeweilig passende Zeitkonto. Am Ende des Monats ist alles schön nach Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Überstunden aufgeschlüsselt und kann an das Lohnprogramm übergeben werden.

Haben mehrere Mitarbeiter ähnliche Arbeitszeiten, kann ein Plan kopiert und für die jeweiligen Mitarbeiter individuell angepasst werden. Wechseln Mitarbeiter saisonbedingt und arbeiten nach Plänen, die schon einmal irgendwann im Einsatz waren, können diese Pläne wiederverwendet werden ohne alle Sollzeiten wieder definieren zu müssen.

Einsatz vorher planen

Oft genug muss jemand in die Bresche springen, wenn es personell akut knapp wird. Nicht immer kann man genau einplanen, wann wie viele Mitarbeiter im Einsatz sein müssen um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Meistens jedoch ist der Bedarf an Personal aus Erfahrung relativ klar. Ist Ihr Unternehmen so klein, dass dieser Einsatz immer leicht gehandhabt werden kann? Oder ist dies hin und wieder eine Herausforderung?

Eine solide Grundplanung – vor allem die von Urlaubstagen und sonstigen Abwesenheiten – ist schnell gemacht und Gold wert. Danach kann man zu jedem Zeitpunkt vorhersagen, ob voraussichtlich zusätzliche Hilfskräfte angefordert werden müssen oder nicht. Das bringt nicht nur etwas Entspannung in den Arbeitsalltag, es hilft auch dabei Missverständnisse zu vermeiden. Wenn einem Mitarbeiter bereits Urlaub zugesagt wurde und dieser dann doch wegen Unterbesetzung kurzfristig verschoben werden muss, ist das frustrierend. Mit einer übersichtlichen Plantafel passieren solche Missgeschicke nicht mehr.

Außeneinsätze richtig abrechnen

Beim Catering am Wochenende fallen zusätzliche Arbeitsstunden an. Manchmal muss es da schnell gehen. Da kann man sich nicht erst groß mit Arbeitszeitbuchung herumschlagen. Den notwendigen Papierkram möchte man auch nicht mitnehmen. Oder wird mit einem älteren PC-System gebucht? Das ist unterwegs nicht verfügbar.

Eine mobile Lösung hilft hier ungemein alle Zeiten und Kosten im Blick zu behalten. Das Smartphone ist ohnehin immer mit dabei. Per Touch ist die Buchung auch schnell erledigt. Kann das System nun auch noch automatisch erkennen, dass gerade Überstunden am Wochenende geleistet werden, ist die ganze Sache mit ein paar Pätschchen auf den Bildschirm erledigt. Der Kopf bleibt frei für wichtige Dinge und die Nacherfassung zu Hause am Schreibtisch kann man sich sparen.

Die richtige Lösung finden

Mit Timero Cloud wird Zeiterfassung schnell und effizient erledigt. Das System löst eine Vielzahl von Problemen und erspart Ihnen überflüssige und lästige Arbeit durch Zettelwirtschaft oder veraltete Systeme.

  • Cloud-Lösung: Sie müssen sich nicht um Wartung kümmern. Einfach einloggen und das System ist verfügbar.
  • Mobil: Timero Cloud läuft auf PCs, Tablets oder Smartphones. Damit wird auch unterwegs erfasst.
  • Flexibel: Individuell einstellbare Sollzeiten, Pausen, Rundungs- und Rechenregeln.
  • Fair: klares Handling von Überstunden, saubere und transparente Abrechnung.
  • Strukturiert: Mit den Planungstools sind Sie bei Einsätzen und Urlauben auf der sicheren Seite.

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